Trattamento economico delle missioni
(esclusi i residenti nel comune di Pisa)
La Legge n. 207/2024 (legge di bilancio di previsione dello Stato per l’anno finanziario 2025) all’ art.1 comma 81, ha introdotto l’obbligo di tracciabilità delle spese. In particolare, a decorrere dal 1° gennaio 2025, le spese relative a prestazioni alberghiere, pasti, spese autostradali e taxi saranno rimborsabili solo se effettuate mediante strumenti tracciabili. Sono escluse dall’obbligo di tracciabilità le spese di viaggio con mezzi pubblici di linea (es: treno, bus, metro) e le spese di parcheggio.
Si precisa che il Consiglio di amministrazione di questo ateneo, con delibera n. 71 del 26 febbraio 2025, ha inoltre approvato il divieto di rimborso di spese – analiticamente documentate – se non sia esibita la prova che il pagamento è avvenuto con sistemi tracciabili.
Le fatture, le ricevute e gli scontrini devono essere inviati soltanto per mail, ma devono essere leggibili in tutte le loro parti, soprattutto per quanto riguarda la data di emissione e l’importo.
Si consiglia comunque di conservare con cura l’originale cartaceo della documentazione inviata, almeno fino all’avvenuto rimborso delle spese sostenute; per verifiche amministrative potrebbe essere necessaria l’esibizione di scontrini, ricevute o fatture originali da parte del commissario.
Di seguito i dettagli sulle modalità di rimborso per le diverse tipologie:
Ai fini del rimborso delle spese di viaggio sono considerati mezzi di trasporto ordinari e pertanto non necessitano di una specifica autorizzazione: treni, metropolitane, autobus, navi, aerei, taxi nei limiti dei tragitti urbani e altri mezzi in regolare servizio di linea. Tuttavia, tutte le spese relative ai viaggi saranno rimborsate solo se verranno utilizzati i mezzi pubblici più economici.
Il taxi è consentito soltanto per i tragitti urbani e, in mancanza di ricevuta fiscale, nel documento di spesa deve essere indicata la data, la sigla identificativa del taxi, l’importo pagato e la firma del tassista, in mancanza di questi dati non è possibile procedere al rimborso della spesa.
Il taxi extraurbano e il mezzo proprio non sono considerati mezzi di trasporto ordinari ma straordinari.
Il mezzo straordinario potrà essere rimborsato solo nei seguenti casi:
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- Convenienza economica rispetto ai mezzi ordinari, in considerazione dell’uso del mezzo da parte di più soggetti per la stessa trasferta;
- Eventi atmosferici, naturali e socio-politici eccezionali;
- Scioperi, guasti e ritardi che impediscono il trasporto, debitamente documentati.
L’eventuale rimborso dei mezzi straordinari dovrà essere autorizzato dal Dirigente della Direzione Didattica, Studenti e Internazionalizzazione prima di raggiungere la sede della commissione. L’autorizzazione del rimborso delle spese relative all’utilizzo del mezzo straordinario è subordinata ad una valutazione di congruità, opportunità ed economicità.
Il rimborso dei costi di utilizzo del mezzo straordinario non sarà comunque superiore al costo del treno economicamente più vantaggioso.
In caso di mancata autorizzazione, non sarà effettuato alcun rimborso.
L’autorizzazione al rimborso del mezzo proprio non comporta da parte dell’Università di Pisa la copertura assicurativa per danno al mezzo e/o alla persona.
Le spese di viaggio sono rimborsabili per partenza dalla sede di servizio e arrivo nella sede di svolgimento della missione. E’ ammessa la partenza o l’arrivo in altra sede in cui il soggetto si trovi per motivi di servizio o di residenza; ma le spese sono rimborsate fino a un massimo pari all’importo della spesa con partenza o arrivo nella sede di servizio.
In previsione di partenze anticipate o rientri posticipati rispetto alla data e l’orario di convocazione, il commissario è tenuto ad inviare, prima della partenza, una dichiarazione che dia conto che partenza anticipata e/o rientro posticipato, in relazione ai costi di viaggio, siano economicamente più vantaggiosi per l’Ateneo. Tale dichiarazione è soggetta ad autorizzazione del Dirigente.
ES: per una commissione convocata alle ore 8:30, la partenza può avvenire al massimo nel pomeriggio del giorno precedente e non nella mattina del giorno precedente.
ES: per una commissione che termina la propria attività nelle prime ore del pomeriggio, non è previsto il rientro nel giorno seguente, bensì lo stesso giorno.
Per missioni di durata superiore a 12 ore gli interessati potranno prenotare direttamente una camera per una notte in un albergo a scelta, residence, stanze o appartamenti in affitto, di classe o tipologia rispondenti a criteri di economicità, efficienza e decoro, per un importo massimo di € 90,00 e provvedere direttamente al pagamento. Tale spesa sarà rimborsata dall’Ateneo, dopo la missione, solo se documentata con FATTURA intestata al commissario e per l’importo relativo all’utilizzo di una camera per una sola persona, uso singolo.
Si precisa che non sarà rimborsato nessun importo se documentato dal solo scontrino o da moduli di prenotazione di Booking, Expedia, ecc. di cui l’Hotel non abbia rilasciato la relativa fattura.
Per missioni da 4 a 12 ore può essere rimborsato il costo di un pasto + eventuali spuntini per un importo totale massimo di € 40,00. Per missioni superiori a 12 ore spettano 2 pasti + eventuali spuntini per un massimo di € 40,00 cad.
In mancanza di preventiva autorizzazione del Dirigente, sarà rimborsato soltanto un pasto relativo al giorno della convocazione per un importo massimo di € 40,00 e non sarà rimborsato né un secondo pasto, né altre piccole spese per spuntini.
Procedura per la liquidazione del compenso e rimborso spese
Entro 30 giorni dalla data del verbale relativo alla prova finale, devono essere spediti per via telematica i seguenti moduli (compilati e sottoscritti) al seguente indirizzo dermina.rossi@unipi.it : dopo il controllo dei documenti, seguirà una comunicazione e-mail da parte dell’ufficio contenente la conferma della correttezza o l’eventuale richiesta di integrazione.
In caso di mancato completamento della documentazione richiesta non sarà liquidato alcun compenso:
- la lettera di incarico del Ministero
- copia di un documento d’identità
- copia della tessera sanitaria
- copia del curriculum (firmato e di data non anteriore ad un anno)
La corretta compilazione dei moduli e in particolare l’indicazione dell’aliquota fiscale massima da applicare, consentirà di provvedere ad una più veloce liquidazione del rimborso.
Il compenso spettante (fisso e variabile) verrà corrisposto d’ufficio sulla base dei verbali sottoscritti in sede di esame dalla commissione giudicatrice.
Allegati:
