La presenza in servizio deve sempre essere registrata attraverso la timbratura in entrata e in uscita con il badge, strumento strettamente personale. Qualsiasi uscita (e l'eventuale successivo ingresso) dal lavoro per esigenze personali, compresa la pausa pranzo, deve sempre essere registrata attraverso la timbratura. Le registrazioni devono avvenire necessariamente ed esclusivamente timbrando presso gli orologi posti dove il personale presta servizio. Sono tollerate un massimo di 3 mancate timbrature mensili che dovranno essere inserite dal dipendente tramite il sistema Zucchetti.
Le uscite durante l'orario di lavoro per esigenze personali sono da considerare a tutti gli effetti permessi brevi, e come tali dovranno essere di volta in volta autorizzati mediante il sistema Zucchetti, con l'eccezione della pausa pranzo laddove prevista dall'orario di lavoro.
La "pausa caffè", che si intende autorizzata nella misura complessiva di 20 minuti, deve essere regolarmente timbrata digitando il numero "9" sulla tastiera numerica dell'orologio prima di timbrare l'uscita e la successiva entrata. Si precisa che la "pausa caffè" è considerata permesso breve da recuperare.
Anche l'uscita per motivi di servizio, debitamente autorizzata dal responsabile, deve essere regolarmente timbrata digitando il numero "7" sulla tastiera numerica dell'orologio, prima di timbrare l'uscita e la successiva entrata.
Adempimenti relativi al sistema di rilevazione presenze
Le richieste di ferie, giornate intere a recupero, permessi orari, permessi ai sensi della legge 104/92, devono essere di norma presentati tramite il sistema Zucchetti prima della fruizione, salvo i casi eccezionali, che non consentano la presentazione di tale richiesta in anticipo.
Il dipendente, salvo casi di oggettiva impossibilità, deve richiedere il giustificativo nei 3 giorni successivi alla rilevazione dell'anomalia (vale a dire la Visualizzazione del "pallino rosso"). Ciascun autorizzatore dovrà provvedere all'accoglimento o al diniego delle richieste entro e non otre 15 giorni dalla data del loro invio, salvo nei casi di oggettiva impossibilità .
Il sistema consente l'invio di richieste di giustificazione, e le relative autorizzazioni e/o i relativi rifiuti, fino alla fine del mese successivo a cui si riferisce l'anomalia (ad esempio, una anomalia che si riferisce ad una giornata di settembre può ancora essere "lavorata" fino al 31 ottobre) .
Oltre questo periodo, per il dipendente e per l'autorizzatore non sarà più possibile gestire alcuna anomalìa.
Nel caso in cui il dipendente non abbia richiesto giustificativi, oltre al fatto che tale violazione può portare all'applicazione di sanzioni disciplinari, così come previsto dagli artt. 44 e seguenti del CCNL 2006/2009, verrà ,quindi predisposto d'ufficio:
- l'annullamento della maggior presenza effettuata senza autorizzazione;
- la considerazione di qualsiasi minor presenza come permesso orario;
- l'imputazione della giornata priva di timbrature come giornata intera a recupero o, ove il dipendente non disponga di un numero di ore di maggior presenza sufficienti, come giorno di ferie;
- l'annullamento di una timbratura in caso di giornate con timbrature dispari. Qualora sia presente una sola timbratura il giorno sarà considerato come giornata intera a recupero o, ove il dipendente non disponga di un numero di ore di maggior presenza sufficienti, come giorno di ferie.
Qualora le anomalie non emendabili siano dovute al mancato intervento dell'autorizzatore, verrà predisposta d'ufficio l'approvazione dei giustificativi correttamente richiesti da parte del dipendente.