Università di Pisa - Regolamento per l'assegnazione di contributi per le attività e i viaggi studenteschi

Area didattica e studenti

Regolamento per l'assegnazione di contributi per le attività e i viaggi studenteschi

D.R. n. 16464 del 21 novembre 2008 - emanazione
D.R. n. 2143 del 15 febbraio 2010 - Modifiche
D.R. n. 15769 del 23 novembre 2010 - Modifiche
D.R. n. 14258 del 15 novembre 2011 - Modifiche

Articolo 1 - Ambito di applicazione

1. Il presente regolamento disciplina le procedure per l'assegnazione dei contributi per le iniziative studentesche. Per iniziative si intendono sia le attività che i viaggi di istruzione.
2. L'Università di Pisa annualmente, nei limiti della disponibilità di bilancio, destina contributi finanziari per attività culturali, sportive e ricreative e per viaggi di istruzione.
3. Le iniziative studentesche finanziate dovranno essere conformi ai progetti presentati e approvati.

Art. 2 - Attività finanziabili

1. Sono ammesse a contributo le seguenti attività:
- conferenze, seminari, mostre;
- pubblicazioni, riviste e giornali studenteschi;
- rassegne cinematografiche a tema;
- attività teatrali;
- attività musicali dal vivo;
- prodotti video cinematografici;
- attività sportive.

Articolo 3 - Destinatari dei contributi

1. Possono presentare domanda di assegnazione dei contributi:
- le associazioni non riconosciute (di cui all'articolo 36 e seguenti del Codice civile) e i comitati (di cui all'articolo 39 e seguenti del codice civile), senza scopo di lucro, registrati e muniti di codice fiscale, i cui legali rappresentanti siano studenti universitari regolarmente iscritti, formate per almeno il 70% da studenti iscritti all'Università di Pisa;
- gruppi di cinque studenti costituiti con apposita dichiarazione recante il nominativo del referente e la specificazione delle finalità e gli scopi del gruppo e formati esclusivamente da studenti universitari. Uno studente non può essere componente di più di un gruppo.
2. Per la gestione delle attività dei "gruppi" è costituita un'associazione di servizio di cui al comma precedente, presieduta da uno studente individuato dal Consiglio degli Studenti.
I fondi non potranno essere assegnati ai gruppi, finalizzati allo svolgimento delle attività proposte, fino a che non venga individuato lo studente che dovrà assumere l'incarico di presidente dell'associazione di servizio e la stessa non venga formalmente costituita come previsto all'art. 3 comma 1.
3. Non è consentito agli studenti di far parte contemporaneamente degli organi decisionali (presidente, delegato, tesoriere, ecc.) di più associazioni o di far parte del gruppo, richiedenti la concessione di contributi oggetto del presente regolamento.
4. I componenti del Consiglio degli Studenti non possono assumere incarichi in organi decisionali di associazioni e comitati che richiedano e beneficiano di contributi da parte dell'Università di Pisa, eccezion fatta per l'associazione di servizio di cui al comma 2.
5. Sarà pubblicato sul sito web dell'Università di Pisa un documento contenente le linee guida per l'attivazione e la gestione delle associazioni studentesche.
6. Il referente di ciascun gruppo assegnatario di contributo entra di diritto a far parte, in qualità di socio, dell'associazione di servizio per la durata dell'esercizio finanziario di riferimento.

Articolo 4 - Norme organizzative nei rapporti tra Università ed associazioni studentesche o comitati

1. Il rapporto tra l'Università e le organizzazioni titolari di contributi si esaurisce nell'apposito contratto di servizio (nell'ambito del finanziamento del progetto) dove sono specificate le modalità di utilizzazione degli spazi universitari, le eventuali forme di agevolazione relative a beni e servizi (come le spese di apertura, gestione e chiusura di un conto corrente) messi gratuitamente a disposizione delle associazioni e dei comitati.
2. In particolare l'Ateneo garantisce la messa a disposizione del proprio ufficio fiscale per gli adempimenti contabili e dichiarativi scaturenti dalle attività esercitate, compresa la stesura del rendiconto contabile.
Il servizio è garantito solo alle associazioni che hanno sottoscritto il contratto di servizio.

Articolo 5 - Sottoscrizione dei progetti

1. Ogni associazione o comitato può presentare domanda per un progetto, composto da una o più iniziative, per un massimo di cinque per ogni tipologia di attività.
Ogni gruppo, nell'ambito delle tipologie di attività previste all'art. 2, può presentare domanda, tramite l'associazione di servizio, esclusivamente per una sola iniziativa.
2. Tutte le iniziative promosse dalle associazioni, dai comitati o dai gruppi dovranno avere comunque l'adesione di almeno 30 studenti universitari ad eccezione dei concerti per i quali tale soglia è aumentata a 90.
Per quanto riguarda le iniziative proposte dai gruppi, le prime 5 firme devono obbligatoriamente essere dei cinque fondatori del gruppo stesso.
3. Ciascun viaggio dovrà essere sottoscritto:
a) da almeno 10 firmatari per viaggi rivolti principalmente agli studenti di un solo corso di laurea;
b) da almeno 30 firmatari per viaggi rivolti principalmente agli studenti di più di un corso di laurea di una facoltà;
c) da almeno 50 firmatari per viaggi rivolti agli studenti iscritti ai corsi di laurea di più di una facoltà.
Il numero minimo di studenti partecipanti coincide con il numero minimo di firme previste per ciascuna tipologia.
Ogni viaggio deve essere corredato da una dichiarazione di un docente di ruolo dell'Università di Pisa attestante la valenza culturale, formativa e didattica del progetto presentato.
4. Ogni studente, dottorando o specializzando può sottoscrivere una sola iniziativa indicando nome, cognome, numero di matricola, ente di rilascio e numero di un documento d'identità valido e firma; in caso di sottoscrizione di più iniziative è valida quella relativa all'attività presentata per prima.
Nel caso in cui uno dei fondatori del gruppo abbia sottoscritto anche un'iniziativa proposta da un'associazione o comitato, viene ritenuta valida soltanto quella relativa all'iniziativa del gruppo del quale è fondatore.

Articolo 6 - Modalità e termini di presentazione delle domande

1. Di norma entro il mese di ottobre di ogni anno vengono emanati gli appositi bandi nei quali vengono fissate le modalità per la presentazione delle domande.
2. Le associazioni e i comitati interessati presentano ordinariamente entro il 15 gennaio la propria domanda presso l'ufficio competente. Ad ogni domanda debbono essere allegati il programma dettagliato delle iniziative che l'ente intende svolgere e l'entità del finanziamento che si richiede, comprensivo di qualsiasi onere compresi i rimborsi spese e gli oneri di ospitalità a favore di terze persone che abbiano prestato la loro opera all'interno dell'iniziativa finanziata e la previsione di spese per affitto locali e strutture esterne all'Ateneo. Le varie voci di spesa previste devono essere adeguatamente motivate.
3. Le domande pervenute oltre il termine suddetto o prive della documentazione prescritta non saranno prese in considerazione.

Articolo 7 - Utilizzo del finanziamento

1. Qualora, per la particolare natura dell'attività, si richieda l'utilizzazione di specifiche aree, il budget assegnato potrà essere utilizzato per spese di locazione di spazi limitatamente allo svolgimento delle singole iniziative quali convegni, seminari, tavole rotonde, incontri pubblici, ecc.
2. I fondi assegnati non potranno essere utilizzati per:
- feste e attività ludiche, con esclusione dei concerti e delle attività sportive;
- acquisto di cibi e bevande da distribuire ai partecipanti all'evento, ad esclusione di quanto già previsto nel regolamento in relazione agli oneri relativi all'ospitalità di coloro che abbiano prestato la loro opera all'interno dell'attività finanziata;
- acquisto di servizi fotografici;
- acquisto di gadget e premi da distribuire ai partecipanti all'evento;
- acquisto di materiale, anche tramite contratto di leasing, di strumenti, di apparecchi e attrezzature inventariabili.
3. Le eventuali necessità di utilizzazione di materiali, strumenti, apparecchi e attrezzature inventariabili, per lo svolgimento dell'iniziativa, sono possibili sotto forma di noleggio di durata massima annuale.
4. Gli eventi non dovranno prevedere biglietti d'ingresso.
5. Le richieste di spese per l'affitto dei locali dove si svolgeranno le iniziative saranno ammesse soltanto se l'attività, con riferimento anche a tutti i servizi accessori, non potrà essere convenientemente svolta in locali disponibili dell'Università di Pisa, ovvero per indisponibilità degli stessi al momento dell'effettuazione dell'iniziativa.
6. Nel caso in cui l'iniziativa venga svolta in locali che abbiano carattere commerciale (quali quelli in cui vengono somministrati cibi e bevande) i contenuti dell'attività svolta devono avere un carattere prevalente rispetto ad essa.
7. Per ogni tipologia di attività almeno il 70% del finanziamento utilizzato deve essere speso per le voci necessarie:
- ospitalità per il relatore per le attività conferenziali e seminariali;
- stampa per le pubblicazioni;
- noleggio attrezzature o affitto pellicola per i cineforum;
- compenso artisti, noleggio attrezzature attività teatrali e musicali dal vivo;
- noleggio attrezzature per i prodotti video cinematografici;
- noleggio attrezzature per le attività sportive.
8. Per i viaggi le spese di alloggio/pernottamento, ove previste, sono ammesse nel limite massimo del 70% dell'importo assegnato. L'importo massimo finanziabile per ogni singolo studente per tali spese è di € 10,00 al giorno. Le spese di vitto, ove previste, sono finanziabili per un massimo del 15% dell'importo assegnato. Le spese di viaggio sono finanziabili per un massimo pari all'importo assegnato, qualora siano inerenti al noleggio/biglietto collettivo di mezzi di trasporto.
9. Per la determinazione dell'entità dei rimborsi erogabili per vitto, alloggio e viaggio a favore di terze persone che abbiano prestato la loro opera nell'ambito dell'iniziativa (viaggi e attività), si fa riferimento ai limiti previsti dal regolamento per le missioni fuori sede.
10. Le spese non documentabili possono ammontare fino ad un massimo di € 75,00.

Articolo 8 - Attribuzione dei contributi

1. In relazione alle istanze pervenute e nei limiti della disponibilità finanziaria, il Consiglio degli Studenti, coadiuvato nella fase istruttoria, nella loro qualità di esperti, dal prorettore per gli studenti e dal responsabile del centro di spesa competente, o da un suo delegato, ordinariamente entro il 15 marzo, delibera previa determinazione dei criteri di distribuzione in merito alla ripartizione dei fondi da utilizzarsi entro l'anno solare.
2. La determinazione dell'ammontare del contributo da assegnare a ciascun ente sarà effettuata previo esame del programma di ciascuna iniziativa presentato alla apposita commissione del Consiglio degli Studenti.
3. Ciascuna iniziativa non potrà ricevere finanziamenti superiori a € 5.000,00.
4. Ferma restando l'obbligatorietà della realizzazione integrale del programma approvato e finanziato, è consentito ad ogni associazione o comitato che realizzasse economie sulla singola iniziativa programmata utilizzarle per integrare eventuali costi non previsti di altre iniziative approvate dal Consiglio degli Studenti.
5. Non è comunque consentito finanziare con i risparmi ulteriori iniziative non previste anche se collegate all'iniziativa finanziata: tali economie vanno restituite ai sensi del precedente comma.

Articolo 9 - Piano di ripartizione

1. Nel piano di ripartizione dei fondi dovrà essere previsto un rimborso per le spese di registrazione delle associazioni e dei comitati, fino alla copertura totale delle spese sostenute.
2. Il rimborso dovrà essere erogato entro un anno dal provvedimento di ripartizione dei fondi. L'eventuale spesa di cancellazione dell'associazione non sarà invece rimborsata.
3. Il piano di ripartizione dei finanziamenti verrà reso pubblico mediante affissione all'Albo ufficiale dell'Università e diffuso presso le segreterie studenti e le presidenze di facoltà. Sarà data inoltre comunicazione ai presidenti delle associazioni e dei comitati dei contributi assegnati.

Articolo 10 - Pubblicità

1. Le associazioni e i comitati che hanno ottenuto i contributi devono apporre, sul materiale di illustrazione delle varie manifestazioni, la dizione "con il patrocinio del Consiglio degli Studenti dell'Università di Pisa". Copia del materiale dovrà essere trasmesso all'ufficio competente prima dello svolgimento dell'attività stessa.
2. Le associazioni e i comitati dovranno inoltre dare comunicazione della data di svolgimento dell'iniziativa con almeno cinque giorni di anticipo, che sarà inserita in un calendario pubblicato sulla pagina web del Consiglio degli Studenti.

Articolo 11 - Erogazione dei contributi

1. Sulla base della ripartizione effettuata dal Consiglio degli Studenti, l'ufficio competente provvede, per ciascun anno solare, all'erogazione dell'intero contributo assegnato ai progetti finanziati entro trenta giorni dal provvedimento di ripartizione dei fondi. I fondi saranno attribuiti sulle coordinate bancarie intestate all'associazione o al comitato, il cui certificato originale dovrà essere consegnato all'ufficio competente.
Qualora non venissero comunicate le coordinate bancarie entro settantacinque giorni dal provvedimento di ripartizione dei fondi, l'attribuzione del contributo verrà revocata.
2. Il presidente dell'associazione/del comitato dovrà rendicontare tutte le spese sostenute per la realizzazione dell'iniziativa o del progetto entro il 31 gennaio dell'anno successivo, avendo cura di darne completa e dettagliata documentazione (con particolare attenzione alle fatture quietanzate intestate all'associazione o al comitato) nonché dimostrare, tramite una relazione illustrativa, la corrispondenza delle stesse al progetto programmato e svolto.
3. In caso di indisponibilità motivata e documentata del presidente, tutta l'attività di gestione del progetto e le relative responsabilità faranno capo alla figura del vice presidente.

Articolo 12 - Sanzioni

1. Nei casi di mancato rispetto delle finalità istitutive degli enti, di mancata presentazione dei documenti giustificativi di spesa, di mancata restituzione degli importi non utilizzati o comunque in tutti i casi di grave violazione delle disposizioni di cui al regolamento in materia, il Consiglio degli Studenti potrà escludere o penalizzare l'ente (anche interrompendo la relativa procedura di rimborso delle spese di registrazione) ed i suoi singoli associati nella fruizione dei contributi per gli anni successivi.
2. Nel caso di mancato rispetto delle previsioni dell'art. 7 verrà comminata una sanzione pari ad un terzo del finanziamento per l'attività corrispondente.
3. Nel caso di beni impropriamente acquistati dovrà essere rimborsato all'Ateneo il relativo importo o, solo in caso di attribuzione di nuovo finanziamento l'anno successivo, di decurtarlo dallo stesso.
4. Le associazioni e i comitati che nell'esercizio precedente non abbiano utilizzato almeno il 50% dei fondi assegnati o che abbiano fatto un uso dei fondi non conforme a quanto autorizzato, non possono presentare domanda di finanziamento. Sono comunque fatti salvi i casi di mancata o parziale utilizzazione dei fondi per cause non imputabili all'associazione.
Sono altresì esclusi dal finanziamento le associazioni ed i comitati che abbiano subito la revoca del contributo di cui all'art. 11, comma 1.
5. L'Università si riserva di intraprendere le azioni legali nelle suddette ipotesi di violazione delle disposizioni del regolamento vigente. Il presidente risponde direttamente della correttezza e diligenza nella gestione dei fondi, anche attraverso l'applicazione di sanzioni di carattere disciplinare, amministrativo, civile e penale in base a quanto previsto dalle norme regolamentari e di legge vigenti.
6. Il Consiglio degli Studenti provvederà, tramite la calendarizzazione delle attività e resoconti periodici resi dai responsabili, a controllare il corretto uso dei fondi destinati alle singole iniziative ed a segnalare eventuali discrepanze fra l'utilizzo autorizzato e quello effettuato.
7. Gli eventuali adempimenti da parte delle associazioni o comitati, derivanti dalle sanzioni comminate, dovranno essere svolti entro 180 giorni dalla comunicazione delle stesse.

Articolo 13 - Norme transitorie

1. In caso di mancato funzionamento del Consiglio degli Studenti, i fondi non vengono assegnati.

Articolo 14 - Norme finali

1. Il presente regolamento entra in vigore all'atto della sua emanazione.
Il presente regolamento è altresì pubblicato sulla pagina web dell'Ateneo.

Ultimo aggiornamento documento: 15-Nov-2011

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