Università di Pisa - Regolamento per le missioni fuori sede

Area amministrativo-contabile

Regolamento di Ateneo per le missioni fuori sede

D.R. 3 agosto 1999, n. 01/1098 Emanazione
D.R. 15 maggio 2000, n. 01/726 Modifiche
D.R. 19 giugno 2000, n. 01/891 Modifiche
D.R. 28 dicembre 2001, n. 01/1599 Conversione in Euro
D.R. 8 novembre 2005, n. 01/19045 Modifiche
D.R. 9 marzo 2006,n. 01/4535 Modifiche
D.R. 25 maggio 2007, n.I/2A/8286 Modifica Art.15
D.R. 3 luglio 2007, n. I/1/10741 Modifica Artt.4 e 15

Articolo 1 - Ambito di applicazione

Il presente regolamento disciplina, ai sensi dell'art. 66, comma 1, del Regolamento di Ateneo per l'amministrazione, la finanza e la contabilità, le modalità di conferimento degli incarichi di missione fuori sede da svolgersi in nome e per conto dell'Università ; di Pisa, o di una sua struttura didattica, di ricerca o di servizio.
Disciplina altresì il relativo trattamento economico di rimborso spese.
Hanno titolo al conferimento di incarichi di missione tutti i dipendenti dell'Università di Pisa e tutti gli studenti dei corsi studio, di specializzazione e di dottorato, nonché dei corsi di perfezionamento, di master, di formazione avanzata, o comunque denominati, di cui al D.M. 509/99, 270/2004 e alla legge 341/90.
Hanno altresì titolo al conferimento di incarichi di missione tutti coloro che, italiani o stranieri, hanno un rapporto formalizzato di collaborazione con l'Università di Pisa o con una sua struttura didattica, scientifica o di servizio, tra cui, in particolare, i titolari di assegni di ricerca e di contratti di consulenza o collaborazione, salvo diversi patti contrattuali, e i collaboratori inseriti in programmi di ricerca . Per i liberi professionisti ed i prestatori d'opera professionale per i quali si procede al rimborso delle spese non si applicano le disposizioni di cui all' art. 3 comma 6.
Non possono essere conferiti incarichi per missioni da svolgersi nel Comune di Pisa, o nella sede di servizio dell'interessato, o, salvo casi particolari e opportunamente documentati, nel comune di residenza dell' interessato.
Non possono essere conferiti incarichi di missione per attività svolte per conto di altri atenei e amministrazioni pubbliche, o comunque di terzi, salvo che queste attività rientrino nell'ambito di contratti o convenzioni stipulati con l'Università di Pisa o una sua struttura.

Articolo 2 - Autorizzazione alla missione

L'incarico di missione è conferito in forma scritta dal responsabile del centro di spesa sul cui bilancio graveranno i costi della missione, ed è controfirmato, qualora ricorra il caso, dal titolare del fondo di ricerca o delle risorse finanziarie specifiche che saranno utilizzate. Nel caso in cui l'incarico venga conferito su richiesta dell'interessato, questa deve essere avanzata almeno 3 giorni prima dell'inizio della missione.
Il conferimento dell'incarico di missione costituisce autorizzazione a compiere la missione ed a sostenerne le relative spese, entro i limiti e alle condizioni del presente regolamento. Ulteriori specifici limiti o condizioni possono essere indicati nell'atto di conferimento dell'incarico. L' autorizzazione a compiere la missione ha valore probatorio per qualunque evento occorso durante il suo svolgimento.
Chi conferisce l'incarico ha la responsabilità di valutare l'opportunità della missione e le modalità del suo svolgimento, tenendo conto di criteri generali di economicità, efficienza e decoro.
Per conferire un incarico di missione a personale tenuto ad un orario di servizio o comunque vincolato a collaborazione esclusiva con una struttura diversa da quella che si accolla le spese, è necessario il nulla osta del responsabile della struttura di afferenza.
Per conferire un incarico di missione agli studenti di cui al comma 2 dell'articolo 1 è necessario avere il nulla osta del responsabile del corso di studio. Lo scopo della missione deve essere coerente con gli obiettivi formativi del curriculum seguito dallo studente.
L'atto di conferimento dell'incarico di missione deve indicare:

a) le generalità dell'interessato, il suo rapporto con l'ateneo, lo scopo della missione;

b) la località o le località da raggiungere;

c) i mezzi di trasporto che si prevede di utilizzare per gli spostamenti;

d) il momento d'inizio e la durata;

e) la tipologia di trattamento economico, il capitolo di bilancio e il fondo specifico su cui graveranno le spese;

f) gli eventuali specifici limiti o condizioni di cui al precedente comma 2.

7. Per quanto concerne la durata, si applica il comma 3 dell'articolo 66 del regolamento di ateneo per l'amministrazione, la finanza e la contabilità .

8. Il conferimento dell'incarico deve essere firmato per accettazione dall'interessato.

Articolo 3 - Trattamento economico

L' interessato ha diritto al trattamento economico di rimborso delle spese nel caso in cui la missione abbia una durata maggiore di 8 ore e il tempo di spostamento dalla sede di partenza alla destinazione sia maggiore di 1 ora.
Nel caso in cui la missione abbia una durata tra le quattro e le otto ore il trattamento economico di missione comprende unicamente il rimborso delle spese di viaggio e il rimborso di un pasto qualora nel periodo temporale di svolgimento della stessa siano comprese una delle seguenti fasce orarie: 13/15 e 19/21.
Negli altri casi la decisione di procedere o meno al rimborso delle spese spetta a chi conferisce l'incarico.
E' sempre possibile per l'interessato rinunciare, in tutto o in parte, al trattamento economico di rimborso delle spese.
Il trattamento economico di rimborso delle spese avviene secondo la tipologia del rimborso analitico. E' consentita, in alternativa, la tipologia del rimborso forfetario esclusivamente per le missioni effettuate all'estero, previa autorizzazione di chi conferisce l'incarico, sulla base del parere del titolare delle risorse finanziarie su cui graveranno le spese e sentito l'interessato.
Il rimborso forfetario per missioni effettuate all'estero prevede, oltre al rimborso delle spese di viaggio documentate, la corresponsione di una somma di Euro 12,91 per ora, fino ad un massimo di Euro 77,47 per giorno. Le frazioni di ora non vengono computate ai fini de rimborso forfetario. Nel caso di rimborso forfetario non è ammesso l'ulteriore rimborso di alcun'altra spesa, anche se documentata, oltre quelle di viaggio. Il rimborso forfetario è consentito solo per missioni che non superino i dieci giorni nel mese.
Il rimborso analitico prevede il rimborso di tutte le spese di viaggio, di alloggio, di vitto, di iscrizione a convegni o di altro tipo specifico, effettivamente sostenute per compiere la missione e adeguatamente documentate secondo quanto previsto nel successivo articolo 7. Nel caso di rimborso analitico non è ammessa la corresponsione di alcun'altra somma a titolo di rimborso o indennità forfetari.
I rimborsi forfetari di cui al comma 4 sono esenti da IRPEF ai sensi dell' ;articolo 51 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi). I rimborsi analitici di spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto non costituiscono reddito e non sono soggetti a trattenute fiscali o previdenziali.
Le fatture relative alle iscrizioni a Convegni dovranno essere intestate anche alla struttura che ha disposto la missione in quanto sostenuta nel suo interesse.
Gli studenti dei corsi di dottorato di ricerca che si recano in missione all'estero usufruendo della maggiorazione della borsa di studio prevista dalla normativa vigente non hanno diritto al trattamento economico di rimborso delle spese di missione, salvo eventualmente che per il rimborso analitico delle spese di viaggio e di iscrizione a convegni.

Articolo 4 - Spese di viaggio

1. Ai fini del rimborso delle spese di viaggio sono considerati mezzi di trasporto ordinari:

a) i treni, le metropolitane, gli autobus, gli aerei -nei limiti previsti dalle leggi-, le navi e gli altri mezzi in regolare servizio di linea;

b) i taxi, purché limitati a tragitti urbani;

c) le automobili e gli altri mezzi di trasporto in dotazione all'Università di Pisa.

2. Sono invece considerati mezzi di trasporto straordinari:

a) i taxi in tragitti extraurbani;

b) le automobili e gli altri mezzi di trasporto a noleggio o di proprietà ; dell'interessato.

3. Le spese documentate per l'uso dei mezzi di trasporto ordinari sono rimborsabili, nei limiti previsti dal presente regolamento o dall'incarico di missione e nel rispetto dei criteri di economicità, efficienza e decoro di cui al comma 3 dell'articolo 2.

4. Le spese di viaggio sono rimborsabili quando la località di partenza è la sede di servizio, o la residenza dell'interessato, o altra località in cui l'interessato si trovi per documentate ragioni di servizio. Negli altri casi le spese di viaggio sono rimborsabili fino ad un massimo pari all'importo delle spese di viaggio con partenza dalla sede di servizio, o dalla residenza se economicamente più conveniente.

5. Le spese per l'uso dei mezzi di trasporto straordinari non sono rimborsabili, tranne nel caso di preventiva autorizzazione in sede di conferimento dell'incarico di missione o di emergenza documentata (stato di salute, scioperi, particolari eventi meteorologici, etc.) e riconosciuta valida dal responsabile del centro di spesa su cui gravano le spese di missione.

6. L'autorizzazione preventiva all'uso dei mezzi di trasporto straordinari deve rispondere ad una o più delle seguenti condizioni:

a) convenienza economica rispetto all'uso dei mezzi ordinari;

b) mancanza di mezzi ordinari che possano assicurare il trasporto;

c) particolari e documentate esigenze di servizio, tra cui, in particolare, il trasporto di materiali e strumenti indispensabili per l'espletamento della missione non effettuabile convenientemente mediante mezzi di trasporto ordinari ;

d) dimostrata e assoluta necessità di non poter altrimenti raggiungere in tempo la destinazione della missione.

7. Nel caso di uso di mezzo di trasporto di proprietà dell' interessato, le spese di viaggio sono analiticamente conteggiate sotto forma di indennità chilometrica sulla base di Euro 0,21 a chilometro; i chilometri percorsi sono autocertificati dall'interessato. Sono inoltre rimborsabili, purché regolarmente documentate, le spese per i pedaggi autostradali, per i passaggi in traghetto, per i parcheggi; non è rimborsabile invece alcuna spesa di carburante o di altri rifornimenti, né di interventi di manutenzione e riparazione del mezzo di trasporto.

8. Nel caso di uso di mezzo di trasporto di proprietà dell'interessato, questi deve essere dotato di tutte le coperture assicurative obbligatorie in Italia e nei paesi stranieri attraversati e di destinazione e comunque deve sollevare l'Università di Pisa da ogni responsabilità relativa all'uso del mezzo. Le spese di copertura assicurativa contro i rischi connessi ai viaggi per l'effettuazione di una missione non sono rimborsabili.

Articolo 5 - Spese di alloggio e vitto

Sono rimborsabili, entro il limite di 225,00 Euro a notte o entro i limiti inferiori eventualmente fissati nell'incarico di missione, le spese documentate per l'alloggio in strutture alberghiere, turistiche o residenziali (albergo, pensione, residence, etc.) di categoria, classe o tipologia rispondente ai criteri di economicità, efficienza e decoro. Entro il medesimo limite, ammesso il rimborso delle spese per la prima colazione in albergo e per il frigo bar in camera, mentre rimane escluso il rimborso di altre spese extra, come quelle telefoniche o per servizi alberghieri speciali. È ammesso, se più conveniente economicamente, il rimborso delle spese di locazione di un appartamento, purché regolarmente documentate.
Le spese di alloggio possono comprendere, qualora ricorra il caso, il pernottamento, la prima colazione, la mezza pensione e la pensione completa. In questi ultimi due casi i limiti di cui al comma successivo sono conseguentemente ridotti di metà o a zero.
Sono rimborsabili le spese documentate per consumazione di pasti o spuntini entro il limite di 90,00 Euro al giorno, o entro i limiti inferiori eventualmente fissati nell'incarico di missione. Il limite di 90,00 Euro viene dimezzato per le missioni inferiori a 12 ore o nei giorni in cui il periodo di missione ha durata inferiore a 12 ore.

Articolo 6 - Spese di iscrizione a convegni ed altre spese

Sono rimborsabili senza imposte tutte le spese documentate sostenute per l' ;iscrizione ad un convegno se la relativa fattura è intestata anche alla struttura di appartenenza.
Qualora queste comprendano spese di vitto e alloggio, ciò deve risultare dalla documentazione e, per i pasti o pernottamenti corrispondenti, non possono essere rimborsate ulteriori spese sostenute allo stesso titolo. Se non è possibile avere la documentazione della tipologia di spese coperte dall'iscrizione al convegno, questa è sostituita da una autocertificazione sottoscritta dall'interessato.
Eventuale materiale bibliografico o di documentazione acquisito in connessione all'iscrizione ad un convegno è considerato materiale di consumo e rimane a disposizione dell'interessato.
Altre specifiche spese sostenute durante una missione per esigenze di servizio possono essere rimborsate purché preventivamente autorizzate e regolarmente documentate. A titolo esemplificativo rientrano in questa tipologia le spese per comunicazioni telefoniche con la sede di servizio e le spese per l'accesso a istituzioni o manifestazioni culturali inerenti lo scopo della missione.

Articolo 7 - Documentazione delle spese

La documentazione delle spese sostenute deve essere in originale e permettere di individuare il percettore delle somme, l'importo pagato e, ogniqualvolta sia possibile, la causale della spesa. Per le spese sostenute in Italia, la documentazione deve essere regolare sotto il profilo fiscale e può consistere di fattura, o ricevuta, o scontrino. Nel caso dei taxi, in mancanza di ricevuta fiscale, il documento di spesa deve comunque contenere la data, la sigla del taxi, l'importo pagato e deve essere firmato dal tassista.
Si può prescindere dalla presentazione della documentazione in originale qualora questa sia stata rubata o smarrita, nel qual caso ciò deve risultare da apposita denuncia all'autorità di polizia o comunque competente, ovvero qualora la documentazione originale debba essere depositata presso altra amministrazione che provvede ad un rimborso parziale. In questo secondo caso la documentazione può essere presentata in fotocopia firmata dall'interessato con l'indicazione dell' amministrazione presso cui è reperibile l'originale e dell' importo rimborsato da questa.
Si può prescindere inoltre dalla presentazione della documentazione delle somme spese per vitto e alloggio esclusivamente per coloro che si rechino in missione per le seguenti attività:

a) di protezione civile nelle situazioni di prima emergenza;

b) di rilevazione, osservazione e controllo di impianti ed installazioni scientifiche;

c) di tutela e rilevazione del patrimonio storico, artistico ed ambientale;

d) di escavazione nelle ricerche geologiche, archeologiche e sul territorio, che comportino imbarchi su unità navali.

Si può inoltre prescindere dalla presentazione della documentazione relativa alla consumazione di pasti per le attività che comportino la conduzione di veicoli da parte del personale esclusivamente adibito a tale attività.

Nei casi previsti dal presente comma l'entità del rimborso massimo è pari alla metà degli importi previsti all'art. 5; l' attività relativa deve essere attestata da chi conferisce l' incarico di missione.

4. La documentazione completa delle spese sostenute deve essere presentata dall'interessato al più presto possibile e comunque entro 30 giorni dal termine della missione.

5. Nel caso di biglietti di viaggio che non riportano l'importo pagato (ad esempio tariffe inclusive tour ), si allegherà la fattura o ricevuta dell'agenzia di viaggio che ha rilasciato il biglietto, con l' indicazione di tutte le prestazioni comprese nel prezzo pagato.

6. Nel caso di biglietti di viaggio ritirati dall'ente di trasporto, si allegherà una dichiarazione sostitutiva del medesimo ente, con l' indicazione dell'importo pagato e del percorso compiuto.

Articolo 8 - Imputazione e liquidazione del trattamento economico

All'imputazione e liquidazione delle spese per il trattamento economico di missione si applicano le norme e i limiti previsti dal regolamento di ateneo per l'amministrazione, la finanza e la contabilità.
I regolamenti delle strutture didattiche, scientifiche e di servizio costituite in centri di spesa ai sensi dell'articolo 2, comma 3, del regolamento di ateneo per l'amministrazione, la finanza e la contabilità possono prevedere limiti alle spese annue sostenibili dalla struttura per i trattamenti economici di rimborso delle spese di missione, sia complessivamente che su specifici capitoli di bilancio.
Al trattamento economico di rimborso delle spese di missione va applicata la prescrizione quinquennale prevista dall'articolo 2948 del Codice Civile.
Per i rimborsi delle spese pagate in valuta straniera si applica il tasso ufficiale di cambio del giorno in cui il trattamento economico viene liquidato, salvo i casi di evidente diseconomicità per la struttura nel qual caso il responsabile del centro di spesa decide in base al principio di ragionevolezza.

Per i rimborsi delle spese pagate in valuta straniera mediante carta di credito si rimborsa la somma effettivamente pagata in euro.

5. Tutte le spese di missione di cui al presente regolamento possono essere sostenute direttamente dal centro di spesa interessato. In questo caso la persona che va in missione è comunque tenuta a restituire biglietti, ricevute od ogni altra documentazione relativa alle spese di missione pagate dal centro di spesa.

Articolo 9 - Convenzioni

L'Università di Pisa o una sua struttura possono stipulare convenzioni con società alberghiere o di ristoro e con società che gestiscono trasporti allo scopo di ottenere prezzi scontati per i servizi offerti in occasione di missioni. In tal caso, purché preventivamente avvertito in sede di conferimento dell'incarico, l'interessato deve utilizzare i servizi delle società convenzionate salvo nel caso in cui ciò sia evidentemente incompatibile con lo svolgimento della missione.

Articolo 10 - Missioni non effettuate

In caso di missioni autorizzate e non più effettuate a causa di gravi motivi di salute o di servizio opportunamente documentati, possono essere rimborsate quelle spese già sostenute che non sono rimborsabili da chi le ha incassate ovvero le eventuali penali applicate al rimborso da parte di terzi.

Articolo 11 - Anticipazioni

Al momento del conferimento dell'incarico di missione l'interessato può richiedere, sulla base di un preventivo dettagliato, un'anticipazione totale o parziale del trattamento economico prevedibile per la missione in base al presente regolamento. L'importo dell'anticipazione è stabilito da chi conferisce l'incarico, sentito il titolare delle risorse finanziarie su cui graveranno le spese.
Coloro che, ottenuta l'anticipazione, siano impossibilitati ad effettuare la missione, devono provvedere all'immediata restituzione dell' anticipo ricevuto entro 5 giorni dalla data in cui avrebbe dovuto avere inizio la missione. Qualora tale restituzione non venga effettuata, l' Amministrazione universitaria provvederà al recupero sullo stipendio o in altra forma, con una maggiorazione, a titolo di penale, del 5%.
Dalla restituzione di cui al comma precedente sono escluse le spese già ; sostenute e non rimborsabili di cui all'art. 10, purché la missione non sia stata effettuata per i motivi ivi indicati.

Articolo 12 - Lavoro straordinario

Un dipendente dell'Università di Pisa facente parte del personale tecnico-amministrativo può, se le esigenze di servizio lo richiedono, prolungare il suo orario di lavoro durante una missione oltre le ore di normale servizio, a condizione che l'effettuazione di lavoro straordinario sia stata preventivamente autorizzata in sede di conferimento dell'incarico.
Il numero delle ore di lavoro straordinario effettuato durante una missione è attestato dal dipendente con apposita autocertificazione. Le ore di viaggio non possono essere computate come ore di lavoro straordinario; il 50% del tempo di viaggio compiuto fuori del normale orario di lavoro può essere computato, su richiesta dell'interessato, ai fini del riconoscimento di riposi compensativi.
Le ore di lavoro straordinario sono retribuite secondo le norme vigenti ovvero danno diritto al recupero del corrispondente credito orario, previo accordo con il responsabile della struttura di afferenza del dipendente.

Articolo 13 - Controlli

Ai dirigenti amministrativi per l'amministrazione centrale ed ai segretari amministrativi dei centri di spesa spetta effettuare controlli periodici sull'andamento delle spese di missione, anche suddiviso per le varie tipologie delle spese o per capitolo di bilancio, informando dei risultati rispettivamente il consiglio di amministrazione o il consiglio del centro di spesa tramite il Direttore Amministrativo o il Responsabile del centro di spesa.

Articolo 14 - Aggiornamenti

Il Consiglio di amministrazione può, con propria delibera, adeguare periodicamente tutti i limiti e gli importi indicati nel presente regolamento, tenendo anche conto degli aumenti intervenuti nel costo della vita in base agli indici ISTAT.

Articolo 15 - Norme transitorie e finali

1. Il presente regolamento è emanato con decreto del rettore e pubblicato sull'Albo ufficiale e sul Bollettino Ufficiale dell'università ; ed entra in vigore il 1° settembre 1999. Con l'entrata in vigore del presente regolamento è abrogata ogni altra precedente disposizione in materia.
2. Il regolamento si applica alle missioni che hanno inizio successivamente al 1° settembre 1999.
2.bis Le modifiche del presente regolamento sono pubblicate sul sito web di Ateneo ed entrano in vigore decorsi quindici giorni dalla loro emanazione, salvo diversa disposizione contenuta nel decreto di modifica.
2.ter Le modifiche del presente regolamento sono approvate dal Consiglio di amministrazione. Le modifiche dovute a sopravvenute disposizioni legislative e per le quali non necessitino valutazioni discrezionali, sono emanate con decreto rettorale e comunicate al Consiglio di amministrazione.
3.La decisione su ogni contestazione sull'interpretazione delle norme del presente regolamento è rimessa al Consiglio di Amministrazione.

Ultimo aggionamento documento: 26-Feb-2008

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